Data Entry Clerk

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A data entry clerk, also known as a data preparation and control operator, data registration and control operator. And data preparation and registration operator, is a staff member employed to enter or update data into a computer system. Data is often entered from paper documents into a computer using a keyboard. Keyboards used to help and speed up work can often have specialist keys and multiple colors. Proper ergonomics at a workstation is a common topic to be considered. The data entry clerk may also use a mouse and may include a manually fed scanner. Speed and accuracy, not necessarily in the same order, are key measures of the job.

डेटा एंट्री क्लर्क, जिसे डेटा तैयारी और नियंत्रण ऑपरेटर, डेटा पंजीकरण और नियंत्रण ऑपरेटर, और डेटा तैयारी और पंजीकरण ऑपरेटर के रूप में भी जाना जाता है, एक कंप्यूटर सिस्टम में डेटा दर्ज करने या अपडेट करने के लिए कार्यरत एक स्टाफ सदस्य है। डेटा को अक्सर कागज़ के दस्तावेज़ों से कीबोर्ड का उपयोग करके कंप्यूटर में दर्ज किया जाता है। काम में मदद करने और गति बढ़ाने के लिए उपयोग किए जाने वाले कीबोर्ड में अक्सर विशेषज्ञ कुंजियाँ और कई रंग हो सकते हैं। वर्कस्टेशन पर उचित एर्गोनॉमिक्स पर विचार किया जाना एक सामान्य विषय है। डाटा एंट्री क्लर्क भी माउस का उपयोग कर सकता है और इसमें मैन्युअल रूप से फीड किया गया स्कैनर शामिल हो सकता है। गति और सटीकता, जरूरी नहीं कि एक ही क्रम में हो, नौकरी के प्रमुख उपाय हैं।

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Data Entry Clerk: History

The invention of punch card data processing in the 1890s created a demand for many workers, especially women, to operate keypunch machines. To ensure accuracy, data was often entered twice. Other times a separate keyboarding device, known as a validator (such as the IBM 056), was used. And In the 1970s, punch card data entry was gradually replaced by the use of video display terminals.

1890 के दशक में पंच कार्ड डेटा प्रोसेसिंग के आविष्कार ने कीपंच मशीनों को संचालित करने के लिए कई श्रमिकों, विशेषकर महिलाओं की मांग पैदा की। सटीकता सुनिश्चित करने के लिए, डेटा को अक्सर दो बार दर्ज किया जाता था; दूसरी बार एक अलग कीबोर्डिंग डिवाइस, जिसे एक सत्यापनकर्ता (जैसे आईबीएम 056) के रूप में जाना जाता है, का उपयोग किया गया था। और 1970 के दशक में, पंच कार्ड डेटा प्रविष्टि को धीरे-धीरे वीडियो डिस्प्ले टर्मिनलों के उपयोग से बदल दिया गया।

What is a data entry clerk and why do you need one?

“A person who works in an office, dealing with records or performing general office duties” is how the Cambridge Dictionary defines the word “clerk”. According to Wikipedia, the word clerk is derived from the Latin Clericus” which means “cleric” or “cleric”. The association derived from medieval courts, where writing was mainly entrusted to the clergy as most laymen could not read. In this context, the word clerk came to mean “scholar”. Even today, the term maulvi regularly designates a type of cleric (one who lives according to a rule). In some languages at the end of the nineteenth-century cognate words, for example. Clark in Dutch became restricted to a specific, fairly low rank in the administrative hierarchy.
And Clerical workers are the largest occupational group in the United States. In 2004, there were 3.1 million general office clerks, 1.5 million office administrative supervisors, and 4.1 million secretaries. Clerical occupations often do not require a college degree. Although 1 to 2 years in some college education or vocational programs are common qualifications. Familiarity with office tools and certain software programs is also often required.
Thus, a clerk who either performs data entry as one of the prescribed general office duties or is required to perform data entry as a primary function may be called a data entry clerk. Many organizations have moved beyond the term ‘clerk’ and use other terms such as operator, agent, employee, etc. The reasoning seems to be that the ‘clerk’ is attached to a certain position or level on the organizational ladder and they want to escape it. However, we will use these terms interchangeably. Workers work with a variety of professionals whose primary job is to perform data entry on various projects.


For the mailing company, data entry clerks may be required to type in reference numbers for items of mail that failed to reach their destination. So that relevant addresses are removed from the database used to send the mail. If the company was compiling a database of addresses handwritten on a questionnaire, the person typing into the database would be a data entry clerk. In a cash office, a data entry clerk may be required to type expenses into a database using numerical codes.

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Optical Character / Mark Recognition

With the advancement of technology, many data entry clerks no longer work with handwritten documents. Instead, documents are first scanned by a combined OCR/OMR system. Which attempts to read the documents and process the data electronically. OCR accuracy varies widely depending on the quality of the original document as well as the scanned image. Hence there is a continuous requirement for a Data Entry Clerk. Although OCR technology is constantly evolving, many tasks still require a data entry clerk to manually enter any missing or incorrect information to check the accuracy of the data and review the results. , It happens.
An example of this system would be the system commonly used in the United States to document health insurance claims such as Medicaid. In many systems, handwritten forms are first scanned into digital images (JPEG, PNG, bitmap, etc.). These files are then processed by an optical character recognition system, where multiple fields are scanned by a computerized optical scanner. When the OCR software has low confidence in a data field, it is flagged for review – just one field, not the entire record. The data entry clerk then manually reviews the data already entered by OCR, corrects it if necessary, and also fills in any missing data by looking at the image on the screen.
The accuracy of personal records, as well as billing or financial information, is generally of great importance to the general public as well as to the healthcare provider. Such sensitive or important information is often checked several times by both the clerk and the machine before it is accepted.

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ऑप्टिकल कैरेक्टर / मार्क रिकग्निशन

प्रौद्योगिकी की प्रगति के साथ, कई डाटा एंट्री क्लर्क अब हस्तलिखित दस्तावेजों के साथ काम नहीं करते हैं। इसके बजाय, दस्तावेजों को पहले एक संयुक्त ओसीआर/ओएमआर सिस्टम (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन और ऑप्टिकल मार्क रिकग्निशन) द्वारा स्कैन किया जाता है, जो दस्तावेजों को पढ़ने और डेटा को इलेक्ट्रॉनिक रूप से संसाधित करने का प्रयास करता है। ओसीआर सटीकता मूल दस्तावेज़ की गुणवत्ता के साथ-साथ स्कैन की गई छवि के आधार पर व्यापक रूप से भिन्न होती है; इसलिए डाटा एंट्री क्लर्क की निरंतर आवश्यकता है। हालांकि ओसीआर तकनीक लगातार विकसित हो रही है, फिर भी डेटा की सटीकता की जांच करने और परिणामों की समीक्षा करने के लिए कई कार्यों के लिए डेटा एंट्री क्लर्क को मैन्युअल रूप से किसी भी लापता या गलत जानकारी दर्ज करने की आवश्यकता होती है।
इस प्रणाली का एक उदाहरण आमतौर पर संयुक्त राज्य अमेरिका में मेडिकेड जैसे स्वास्थ्य बीमा दावों को दस्तावेज करने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रणाली होगी। कई प्रणालियों में, हस्तलिखित रूपों को पहले डिजिटल छवियों (जेपीईजी, पीएनजी, बिटमैप इत्यादि) में स्कैन किया जाता है। इन फ़ाइलों को तब एक ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन सिस्टम द्वारा संसाधित किया जाता है, जहाँ कम्प्यूटरीकृत ऑप्टिकल स्कैनर द्वारा कई क्षेत्रों को स्कैन किया जाता है। जब OCR सॉफ़्टवेयर का डेटा फ़ील्ड में कम विश्वास होता है, तो इसे समीक्षा के लिए फ़्लैग किया जाता है – केवल एक फ़ील्ड, संपूर्ण रिकॉर्ड नहीं। डाटा एंट्री क्लर्क तब मैन्युअल रूप से ओसीआर द्वारा पहले से दर्ज किए गए डेटा की समीक्षा करता है,
व्यक्तिगत रिकॉर्ड, साथ ही बिलिंग या वित्तीय जानकारी की सटीकता आम तौर पर आम जनता के साथ-साथ स्वास्थ्य सेवा प्रदाता के लिए बहुत महत्वपूर्ण होती है।

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Data Entry Clerk Job Requirements, Security and Salary

Accuracy is usually more important than speed, as finding and correcting errors can take a lot of time. Staying focused and speed is also important. The jobs are generally low-skilled. So experienc workers are often hired on a temporary basis after large surveys or censuses have been completed. However, most companies handling large amounts of data on a regular basis sprea contracts and workloads out over the year and hire part-time.
The role of data entry clerks working with physical handwritten documents is on the decline in the developed world. As employees of a company often enter their own data as it collect now, rather than being a separate employee. Works. An example of this is an operator working in a call center or a cashier in a store. Cost is another reason for the decline. Data entry is labor-intensive and therefore expensive for large batches. So large companies sometimes outsource the work. Either locally or to third-world countries where there is no shortage of cheap unskilled labor.

नौकरी की आवश्यकताएं, सुरक्षा और वेतन

सटीकता आमतौर पर गति से अधिक महत्वपूर्ण होती है, क्योंकि त्रुटियों को खोजने और सुधारने में बहुत समय लग सकता है। फोकस्ड रहना और स्पीड भी जरूरी है। नौकरियां आम तौर पर कम-कुशल होती हैं, इसलिए बड़े सर्वेक्षण या जनगणना पूरी होने के बाद अनुभवी कर्मचारियों को अक्सर अस्थायी आधार पर काम पर रखा जाता है। हालांकि, नियमित आधार पर बड़ी मात्रा में डेटा को संभालने वाली अधिकांश कंपनियां साल भर में अनुबंध और वर्कलोड को फैला देंगी और पार्ट-टाइम हायर करेंगी।
भौतिक हस्तलिखित दस्तावेजों के साथ काम करने वाले डेटा एंट्री क्लर्कों की भूमिका विकसित दुनिया में गिरावट पर है, क्योंकि एक कंपनी के कर्मचारी अक्सर अपने स्वयं के डेटा को दर्ज करते हैं क्योंकि यह एक अलग कर्मचारी होने के बजाय अब एकत्र किया जाता है। काम करता है। इसका एक उदाहरण कॉल सेंटर में काम करने वाला ऑपरेटर या स्टोर में कैशियर है। लागत गिरावट का एक और कारण है। डेटा प्रविष्टि श्रम-केंद्रित है और इसलिए बड़े बैचों के लिए महंगा है, इसलिए बड़ी कंपनियां कभी-कभी काम को आउटसोर्स करती हैं, या तो स्थानीय या तीसरी दुनिया के देशों में जहां सस्ते अकुशल श्रम की कोई कमी नहीं होती है।

Education And Training

A job as a data entry clerk may require competent math and English skills. The worker should be very familiar with office software such as word processors, databases, and spreadsheets. Must have agility, focus, and customer service skills. Higher education than a high school diploma is often not required, but some companies require a bachelor’s degree. Companies also expect the worker to have at least one year of experience in the relevant field.

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